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高效管理的六条法则-------南京澳尼尔森管理研究
发表日期:2008-03-31 来源:来自网络 编辑:不详 点击次数:


“时间就是金钱,效率就是生命”的观念早已深入人心,而对于企业管理者来说,做好时间管理、提高管理效率不仅意味着提高内部经济利益,而且能加强企业外部竞争实力。实践证明,无论是企业还是事业单位,以下六种方法都有助于你们提高管理效率:

1、 第克泰特法 第克泰特(Dictator)的英文意思,在这里可以引申为“专用时间”。长期操纵着世界经济的犹太人习惯于把上班后的一个小时,定为“第克泰特时间”,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、传真、E-mail等全部回复,用电脑打好并发出,或者用电话回复。现在是“第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰时间”,是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。在能力卓越的犹太人的办公桌上,看不见“未决文件”。我们的管理者不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

2、二八分割法 “美国人的金钱装在犹太人的口袋里”。为什么?他们的生存和发展之道,就是始终坚持犹太人经商的“二八定律――企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方,所谓“好钢用在刀刃上”。美国企业家威廉?穆尔在为格利登公司销售油漆时,头一个月仅挣了160美元。此后,他仔细研究了犹太人经商的“二八定律”,分析了自己的销售图表,发现他的80%收益的确来自20%的客户,但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间――这就是他过去失败的主要原因。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了犹太人经商的二八分割法,连续九年从不放弃这一法则,这使他最终成为了凯利――穆尔油漆公司的主席。
 
3、限制电话法 电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用,但作为双刃剑,她又是浪费管理者时间的一个主要原因,因为电话能中断手里的工作和思路,搞不好就会出现“煲电话粥”现象。用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢?一是分析一下打给你的电话,确定采取什么办法减少那些根本没有必要的电话;二是使用适当的回话办法;三是先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;四是让别人知道什么时间可打电话找你。
 
4、授权借时法 授权借时,是指管理者根据职能原理,授予下属一定的权力,委托其在一定权限内,自主地处理工作,主动完成任务,从而把自己从事务堆中解脱出来,集中精力考虑更重大的事情,解决更紧要的问题。在授权时,要贯彻以下几项原则:一是视能授权原则,切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”;二是用人不疑原则,领导者应做到用人不疑,疑人不用;三是例行规范原则,领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作,授权处理的主要是面广和量大的前者;四是逐级授权原则,越级授权,必然会打乱正常工作秩序,不但不能节约时间,而且还要为此产生内耗,空耗时间。
 
5、时间隔离法 这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发: 爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过经10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。一连16天没有出门,当他走出时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。 效率专家杜拉克在《有效管理者》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离时间。他说:“我严令我的秘书,除美国总统和我的内人之外,无认什么大事,不要把任何电话接给我。虽然这也许有些冒险,需要勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情”。但这种方法却大大提高了他的时间利用率。

6、会议节时法 为了节省会议时间,应采取的措施和有效办法是: 会前做好准备,不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”; 联系实际,解决问题,不开传声筒式的“本本会”; 权衡轻重缓急,抓住重点,不开“扯皮会”; 发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”; 讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”; 不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”; 不开与议题无关人员的“陪坐会”; 不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”。 总之,要做到可开可不开的会不开,能开短会的不开长会,能开小会的不开大会,能合并开的不单独开,能站着开的不坐着开。 因为效率=成果÷时间,所以,通过节时的办法有利于提高管理效率,一位成功人士告诉我说:“以下十条,每做到一条,你的管理效率就可以提高10%”。请您不妨一试: 成本观念――在生活中,有许多属于“一分钱”智慧、几小时愚蠢的事例,如为省两元钱而排半小时队,为省两元钱而步行三站地等等,都是极不划算的。对待时间,就要像对待经营一样,时刻要有一个“成本”的观念,要算好帐。 精选朋友――古人云“有群累生”,多而无益的朋友是有害的。他们不仅浪费你的时间、精力、金钱,也会浪费你的感情,甚至有的“朋友”还会危及你的事业。要与有时间观念的人和公司往来。 巧用电话――要尽量通过电话来进行交流,沟通情况,交换信息。打电话前要有所准备,通话时要直奔主题,不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与感受。 不得不走――要学会限制时间,不仅是给自己,也是给别人。不要被无聊的人缠住,也不要在不必要的地方逗留太久。一个人只有学会说“不”,他才会得到真正的自由。 避免争论――无谓的争论,不仅影响情绪和人际关系,而且还会浪费大量时间,到头来还往往解决不了什么问题,说得越多,做得越少,聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。 现在就做――许多人习惯于“等候好情绪”,即花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的。请记住,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间是现在。 学会速读――绝大多数书籍并不值得从第一页开始逐页细读,一般而言,一部三百页的图书有二十页可取的内容就很不错了,我们的任务就是把有价值的这部分内容“检索”出来。在这个信息时代,速读的能力或迅速抓住要点的能力已显得十分重要。 预格式化――许多信件和表格都可以借助电脑,提前予以格式化,用时则只需几分钟就可输出。电子邮件的地址列表也有类似的功效。 避开高峰――避免在高峰期乘车、购物、进餐,可以节省许多时间。 提前休息――在疲劳之前休息片刻,既避免了因过度疲劳导致的超时休息,又可使自己始终保持较好的“竞技状态”,从而大大提高工作效率。不同的休闲会带来不同的结果。积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流,比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及与知心朋友的聊天等都很有好处。